רשימת משימות יומית יכולה בקלות להפוך לגדושה ועמוסה, במיוחד אם קיים קושי להגיד 'לא' למשימות, להאציל אותן או לעשות להן מיקור חוץ.
גם קושי באבחון ודירוג המשימה (דחוף/חשוב/השפעה קריטית/נמוכה) יכול לגרום לכך שרשימת המשימות רק תתארך ותתארך.
אחת הדרכים לאוורר את רשימת המטלות היא ליצור לעצמי רשימת משימות שצריך ואפילו כדאי -'לא לעשות'.
רשימת משימות 'לא לעשות' עוזרת להימנע מהמאבק הסיזיפי עם כח הרצון ומשמעת עצמית שלנו. בעזרת הרשימה הזו אנו מנטרלים מראש משימות שרק גוזלות זמן ומשאבים או משימות שנעשות מכוח ההרגל ואין בהן שום תועלת.
ברגע שיצרתי לעצמי רשימת משימות ש'לא צריך לעשות' הצלחתי לנטרל גם את תחושת האשמה הנובעת מאי עשייתן.
מה שמים ברשימת משימות 'לא לעשות'?
משימות 'נקודות תורפה': משימות שאני רוצה לסרב להן אבל מאיזושהי סיבה לא עושה זאת
כל מה שנחשב הפרעה ליעילות היומית שלי
משימות שאפשר בקלות למחוק מהרשימה או להעביר למיקור חוץ
משימות שהן באחריות של אנשים אחרים
משימות שהן בעלות השפעה נמוכה על העשייה הכללית שלי
משימות ששואבות ממני אנרגיה
משימות שלא באמת צריך לעשות
למה זה טוב?
ההבנה שתמיד יהיו יותר משימות מזמן מאלצת אותי להכיר בעובדה שיש משימות שהן בדרגת חשיבות בינונית או נמוכה ולכן גם סבירות גבוה שלעולם לא יושלמו (לפחות לא על ידי). משימות כאלה צריכות להיכנס בקלות לרשימת המשימות שלא צריך לעשות ובכך אוכל להכיר בהתחייבות שלי ולשחרר אותם נפשית. השחרור הזה עוזר לי לא לבזבז עוד זמן יקר.
רשימת 'לא לעשות' יוצרת שקיפות ומשפרת את מערכת היחסים עם הקולגות/המנהלים/הלקוחות שלי - כבר לא אבטיח הבטחות שאיני יכול/ה או באמת רוצה לקיים. (אם מבקשים ממני משהו שכבר נמצא מראש ברשימת ה'לא לעשות' שלי', אני יכול/ה לסרב באופן מיידי, הרשימה עוזרת לי להיות תמיד מוכן/ה להגיב במהירות למטלות שאינן מתאימות למטרות ארוכות הטווח שלי או שלא צריכות להיעשות על ידי).
החלק הקשה ביותר בניהול רשימת משימות 'לא לעשות' הוא
לבצע את מה שרשמתי לעצמי.
כלומר, לדבוק בשינויים העקרוניים שבחרתי ואשר ישפיעו בטווח הקצר והארוך על ההתנהלות היומיומית שלי.
מומלץ לעבור על הרשימה לעיתים קרובות , להוסיף פריטים חדשים או להשמיט כאלו שכבר אינם רלוונטיים.
הרשימה הזו היא תזכורת יומיומית להחלטות שקיבלתי ללא צורך בהצטדקות.
רשימת המשימות שאני כן צריך/ה צריכה להישאר מצומצמת וממוקדת למשימות ומטלות חשובות באמת. עם זאת ומטבע הדברים היא תמשיך לגדול (משימות ומטלות חדשות לאורך הזמן) ומן הראוי שגם רשימת המשימות שאני לא צריכה לעשות - צריכה להשתנות.
איך מכינים רשימת 'לא לעשות'?
רשימת 'לא לעשות' להורדה
לקריאה נוספת:
