אחד האתגרים הגדולים בימים עמוסים במיוחד הוא לדעת איך לתעדף נכון את המשימות שלי.
יכולה להיות לי את התוכנה הכי מעולה לניהול משימות, בסופו של דבר, אני הוא זה שמכניס את כל המידע לאפליקציה.
ולכן, כדי שהרשימה באמת תעזור לי לעבור בהצלחה את היום נדרשת ממני מיומנות מסוימת בדירוג ובתזמון של המשימות; מתי לשלב אותן לאורך היום? כמה זמן להשקיע בכל משימה? ואיך לא להתייחס לכולן כחשובות ודחופות מאוד?
מתי בפעם האחרונה הרגשת סופר יעילות בעבודה שלך?
מה עשית?
מדוע זה הצליח לך?
אילו ציפיות היו לך מהתוצאה הסופית?
סבירות גבוהה שהיית בשיא היעילות שלך כש:
היו לך יעדים ברורים
הצלחת להתרכז 100% במשימה עצמה
הבנת את המשימה שלך
היו לך את כל המשאבים לטפל בה
רשימת משימות טובה מפחיתה תחושות של לחץ וסטרס, משפרת את הערכה העצמית ועוזרת להתמקד בדברים שבאמת חשובים לנו.
זאת ועוד - רשימה טובה עוזרת להתגבר על יצר הדחיינות ומעודדת עבודה מחושבת ורגועה לאורך כל היום.
תראי, אני שנים כותב לעצמי "רשימות משימות" ו-וואלה, לא מרגיש לי כזה יעיל כמו שאת טוענת...ברוב המקרים זה לא באמת עובד....
בעקבות השיחה עם (א) נולד הפוסט הבא:
איך נראית רשימת המשימות שלך? או טעויות נפוצות בכתיבת רשימת משימות ניהול זמן: 3 טעויות נפוצות ברשימת המשימות שלי
1. אורךךךךךך
הטעות הכי נפוצה ברשימת משימות לא טובה היא שאנחנו כותבים אותה ארוכה מידי. רשימה ענקית של המון משימות שברור לגמרי שאין שום סיכוי שנצליח לסיים ביום אחד.
אני קוראת לה גם רשימת 'מחסן המשימות' והיא כוללת משימות שתכננתי לסיים בתחילת שנות האלפיים, משימות מהסגר הראשון של הקורונה, משימות לסידור הדירה החדשה (עברתי לפני כמעט 5 שנים) ומשימות למחר;
ערב רב של משימות שקובצו להן ממספר 'רשימת משימות' קודמות והיא אפקטיבית בעיקר בכל מה שקשור לחיסול והשמדת המוטיבציה לעבוד עוד לפני שבכלל התחלתי.
רשימת משימות יומית חייבת להיות ממוקדת, עם מספר משימות קטן ומוגבל!
לרשימת משימות יומית טובה לא מכניסים משימות 'קשות';
כל משימה ארוכה, מורכבת או מבלבלת חייבת להתפרק למשימות קטנות עד בינוניות חביבות ומתקבלות על הדעת, שזמן העבודה עליהן לא עולה על שעתיים.
כל משימה אפשר לפרק ותמיד עדיף שיהיו ברשימה שלך שתי משימות (ואפילו 3) קלות ופשוטות מאשר אחת גדולה ומסובכת!
2. לסדר את ה...כל
גם לכתוב רשימות עם משימות כלליות זאת טעות רצינית. למוח שלנו לוקח לא מעט זמן (והרבה אנרגיה) לנתח, לפרק ולהבין מה בכלל צריך לעשות?
אם יוצא לך לבהות דקות ארוכות ברשימת משימות שהכנת לעצמך אתמול בערב, לנסות להבין מאיפה כדאי להתחיל ומה בדיוק כוללת המשימה 'סידור המשרד' הרשימה שלך כתובה לא טוב והיא לא באמת עוזרת לך (היא עושה בדיוק את ההפך).
המשימות ברשימה שלך חייבות להיות קונקרטיות ומדידות מאוד כך שאפשר יהיה לראות בבירור את ההתקדמות שלך (משהו הזכיר מקודם מוטיבציה) וכמובן להעריך כמה עוד עבודה נשארה.
דוגמא:
משימה לא טובה ברשימה שלך:
לסדר את המשרד עד סוף הקיץ
משימה מצוינת ברשימה:
סידור משרד כולל:
3 קלסרים – מיון + ארגון מחדש
2 מגירות שולחן העבודה- (מיון+ תיוק + גריסה)
יצירת 5 תיקיות חדשות במחשב בנושאים...
מיון ודילול מדף ספרים (הורדה למחסן + תרומה)
ת.סיום 21/8
מה עוד הורס רשימת משימות?
3. שאפתנות יתר
לפעמים גם שאפתנות יתר יכולה להיות לנו לרועץ. לתכנן ולנסות להשיג ולבצע את הכל ברשימה אחת. רשימת משימות היא לא 'מחסן משימות', לא 'לוח חזון' וגם לא 'רשימת קניות'. רשימת משימות טובה היא רשימה של פעולות הדורשות את מעורבותך בעתיד המיידי – לאותו היום ומקסימום – ביום למחרת.
אז מה כן?
רשימת משימות טובה היא כזו ש:
1. שומרת זמן ביום למשימות חשובות ומקדמות עבורי
2. משאירה זמן לבלתמ"ים והפתעות
3. מונעת עומס ותחושת בלבול והצפה
4. שומרת על מוטיבציה גבוהה
5. מאזנת בין משימות עבודה, זמן בית ומשפחה וזמן אישי
מה זה אומר?
זה אומר שאף אחד לא יכול להספיק לעשות ה-כ-ל.
תמיד יהיה משהו שנצטרך לוותר עליו.
העבודה החשובה שלי עם עצמי היא קודם כל להבין מה באמת הכרחי עבורי להספיק לעשות היום (ולמה), ועם איזו פעילות אוכל לחכות קצת (או הרבה) עד ששוב יתפנה לי מקום בלו"ז.
ההבנה וההכרה הזו חשובה מאוד לבריאות הנפשית והפיזית שלי.
הלו"ז שלי (כמו כל דבר בחיים האלה) הוא עניין של בחירה חכמה, כלומר, בחירה שמותאמת אישית לסגנון החיים שבחרתי לי ולמטרות וליעדים שהגדרתי לעצמי.
רוצה לנסות?
המדריך 'רשימות, משימות והחיים שלך' הוא פשוט, קל להבנה וליישום מיידי:
הערכה, למידה ושיפור ניהול המשימות שלך. המדריך נותן כלים ופתרונות קלים לקשיים הבאים:
1. קושי לזכור את הרצון/צורך שלי לבצע משימה מסוימת
(הבעיה: רשימת משימות לא מאורגנת שאיננה מובילה לפעולה קונקרטית)
2. קושי לזהות הזדמנויות מתאימות לביצוע המשימה
(הבעיה: קושי בתעדוף, תזמון, ניהול אנרגיה)
3. קושי להתגבר על חוסר הרצון 'להתחיל לעבוד'
(הבעיה: דחיינות)
4. המשימה שכתבתי לעצמי מורכבת מידי, עצם ההתייחסות שלי אליה מעוררת בי תחושת הצפה ובלבול
(הבעיה: תכנון בעייתי של שלבי המשימה)
5. אני מתקשה להתנגד להפרעות חיצוניות
(הבעיה: הצבת גבולות, משמעת עצמית)
רגע לפני שניפרד
הנה עוד כלים חינמיים לתרגול ועבודה עצמאית:
מהם השלבים בדרך לקבלת החלטה אופטימלית?
בהצלחה!
שרית קלדרון גורקוב - מאמנת אישית (MA, MCI)