ניהול זמן - גם אתם מאחרים כרוניים? פתרונות פשוטים למאחרים סדרתיים

סיבות נפוצות לאיחורים

1. עמידה בזמנים - אפשרי עבור כולם?

היכולת שלנו לעמוד בזמנים חשובה והכרחית להתקדמות מקצועית ואישית.

אז למה חלקנו פשוט לא מצליח לעשות זאת?

ואיך אפשר לשנות את המצב?

קיימות מספר סיבות לכך שאנו מפספסים מועדים להגשה, מאחרים לדד-ליין חשוב או לא מספיקים לעשות את מה שאנו צריכים או רוצים בזמן שקבענו לעצמנו.

מחקרים מדעיים בתחום ניהול תפיסת הזמן, אפקטיביות ודחיינות עוזרים לחשוף את הסיבות והמניעים לעיכובים וכמובן שגם מציעים כלים לשינוי הרגלים בעייתיים ואימוץ הרגלים מקדמים ובריאים יותר לחיים. המסקנה ברורה: עמידה בזמנים היא מיומנות שניתן לרכוש, לפתח ולסגל לעצמנו.

2. סיבות נפוצות לאיחורים

הבנת המשימה

מחקר GALLUP מצא ש46% מהעובדים עוזבים פגישות/ישיבות ללא מושג ברור לגבי הפעולות והצעדים שנדרשים מהם לעבודה.

נו אז מה?

אם לא הבנתי לגמרי את המשימה או מה בדיוק אני אמור לעשות המשימה כנראה לא תתבצע כמו שצריך, ובסופו של דבר אצטרך לעשות אותה שוב - לעבוד ולהשקיע בה זמן רב מהמתוכנן...ואולי גם לפספס את מועד הגשה שלו נדרשתי.

האם בכלל הבנתי את המשימה שקיבלתי?

לפני שמתחילים לעבוד, כדאי לדלות כמה שיותר פרטים לגביה, על מנת שלא יידרשו ממני תיקונים/עבודה כפולה במקרה של הבנה חלקית/לא מדויקת שלי

ממה צריך להתחיל? (כשקיימות מספר משימות מקבילות ולא ידועה לי מידת הדחיפות)
מה לעשות אם אני 'אתקע' בעניין שבלתי אפשרי לפתור באופן עצמאי?
איך תראה משימה שהושלמה בהצלחה? (דגשים ונקודות לתשומת לב מיוחדת)

ניהול זמן - גם אתם מאחרים כרוניים? פתרונות פשוטים למאחרים סדרתיים

הערכה ותעדוף נכון

Academy of Management Perspectives מחקר משנת 2017 שפורסם בירחון

מצא שההערכה שלנו לגבי זמן העבודה שלנו - כלומר - כמה זמן ייקח לנו לסיים משימה מסוימת מתבסס לרוב על הערכה חיובית מידי מאשר על המציאות הקונקרטית.

למח שלנו יש העדפה ברורה 'לתפוס' מועדים סופיים כרחוקים הרבה יותר ממה שהם באמת, במיוחד כשמדובר במשימה גדולה או מורכבת.

כדי להספיק לסיים פרויקט בזמן שנקבע יש לגשת לעשייה באופן יעיל, כלומר, להבין מהם סדרי העדיפויות שלי למשך היום/השבוע

כדאי לנסות:

לכתוב את רשימת כל המשימות והעבודות הנדרשות ממני עבור פרויקט מסוים

1. כמה זמן יוקדש לכל משימה בפרויקט?

2. האם ישנן משימות שהשלמתן תלויה במשימות נוספות?

3. מאיזו משימה צריך להתחיל?

טיפים מעולים לעמידה בזמנים

לאנשים יש נטייה להעריך יתר על המידה את היכולות שלהם להספיק לעשות דברים, להתגבר על בעיות ואתגרים שיצצו לאורך העבודה שלהם.

לעיתים אנו תופסים יעד סיום פרויקט כרחוק הרבה יותר ממה שהוא באמת ואז ממלאים את הזמן ה'כביכול' פנוי שלנו במשימות אחרות;

ההמלצה הגורפת היא לשריין זמן אקסטרה לכל משימה (במידה וייקח לי יותר זמן לעבוד עליה ממה שתכננתי) וגם כדי להיות תמיד מוכנים לבלתי צפוי: שינויים/עיכובים/הפרעות ושאר בלתמי"ם למיניהם.

המלצה נוספת היא להציב יעדי ביניים בין משימות קטנות ובינוניות של פרויקט גדול. השיטה הזו לא רק עוזרת לנו לעמוד בזמנים, היא גם מעודדת אותנו ושומרת על מוטיבציה גבוהה (יששש, סיימתי עוד חלק חשוב מהפרויקט הענק הזה) היא גם עוזרת לנו להתגבר על דחיינות

נטרול הפרעות צפויות ובלתי צפויות

שליטה על הזמן שלנו היא כמובן היכולת שלנו לזהות ולהרחיק גורמים מפריעים לעבודה

איך מנטרלים למינימום הפרעות?

קובעים מראש זמן בלוז לפגישות קצרות (10 דק' עד רבע שעה)
מגדירים מראש זמן קבוע בלו"ז לענות למיילים, שיחות טלפון והודעות שמפריעות לרצף העבודה
בודקים את תיבת המייל עד פעמיים ביום. תיבת דואר מסודרת מייעלת ומשפרת את העבודה שלך, איך עושים את זה?

ויפה שעה אחת קודם

מומחים לניהול זמן ופרודוקטיביות ממליצים לקבוע את המשימות הגדולות והחשובות ביותר לתחילת היום/השבוע שלך. באופן זה אנו מפחיתים את הסטרס והלחץ לקראת מועד ההגשה המתקרב.

שיטת פומדורו לדחיין המצוי

כמו כל מיומנויות החיים גם חישוב נכון של זמן הוא עניין נרכש. אמנו את עצמכם לתת אומדן טוב יותר על זמן. יש היום מגוון אפליקציות שיכולות לעזור להשלים במהירות ובקלות משימות שונות. על ידי תזמון משימות, תוכלו להגדיר את הזמן הדרוש לכל ביצוע משימה ולדעת שאתם אכן עומדים בקצב שהכתבתם לעצמכם. אפשר לנסות גם את שיטת פומדורו המסורתית לדחיין המצוי.