ניהול זמן: 6 כללים להגדרת משימות ומניעת דחיינות


כמה פעמים אנחנו קובעים לעצמנו איזושהי מטרה, מגיעים להבנה של 'מה אני צריך לעשות' וקצת אח"כ ...יום, שבוע, חודש... -

אותה #משימה שהגדרנו לעצמנו בהתלהבות ובתשוקה מתמוססת ומתפוגגת אל המציאות היומיומית העמוסה?

ביננו אליה נפער פער שהולך וגדל ואליו נכנסים, בלי שהרגשנו, קצת פקפוק עצמי, כח רצון מדובלל, משמעת עצמית ירודה ומוטיבציה שהתכווצה.

זוגיות, ילדים, הורים מתבגרים, עבודה תובענית ומחויבויות קודמות.

הרבה מחויבויות קודמות.

הרי בסוף, כולנו בני אדם, והנטייה הטבעית שלנו היא להמעיט בערך של הסחות הדעת והתחרות הבלתי נגמרת על תשומת הלב שלנו.

אבל זה לא רק זה...

לפעמים אנחנו פשוט מציבים לעצמנו מטרות ומשימות גדולות ומורכבות מידי;

לא תמיד אנחנו לגמרי מבינים או מודעים לרמת המאמץ וההשקעה שהמשימה תדרוש מאתנו - אז אנחנו מתחילים לעבוד ואז עוצרים באמצע, או דוחים אותה עוד ועוד וממציאים תירוצים.... הרבה תירוצים...



אחת הסיבות הנפוצות לחוסר הצלחה בביצוע ובהשלמת משימות היא כתיבה לא נכונה שלהן;

למשל, אם המשימה שלי היא סוג של חלום, פנטזיה או שאיפה מרחיקת לכת, יכול להיות שהיא פשוט לא תצליח להתחבר למציאות חיים העכשווית שלי.

הניסיונות והמאמצים לבצע ולממש אותה אותה יגרמו לי לתחושות של תסכול וייאוש ופחות תחושות כמו נחת ואושר.


הידעת?

לאופן שבו אגדיר את המשימה שלי יש השלכות על ההצלחה (או הכישלון) שלי:

התת מודע והתודעה שלנו אינם יכולים להתייחס או לתת פתרונות ל'מה לא'

ולכן, במקום להחליט שהחל ממחר לא אתנהל יותר בבלגן במשרד שלי

כדאי לי להגדיר ש:

ממחר אתחיל להתנהל באופן מסודר ויעיל יותר.

אני אצליח להפוך את חדר העבודה למאורגן ונגיש יותר עבורי.


מעולה! אפשר להתחיל!

להתחיל?

מאיפה בדיוק

אווו - בדיוק זה!





ניהול זמן ומשימות
6 כללים לניסוח משימה מורכבת והתגברות על דחיינות:

1. משימה קונקרטית

הגדרת מטרה קונקרטית ומדויקת היא קריטית לאנשים שחשוב להם להשיג מטרות ולא רק לקבוע אותן.

הגדרת מטרה שהיא 'בערך', 'בסגנון'..וכו' - תשדר למוח ולאנרגיה שלי שגם המאמץ והעבודה יהיו גם 'בערך', 'בסגנון' וכו'...וכך גם לגבי התוצאות!

אז במקום להחליט שהמשרד שלי יהיה מסודר עד סוף הקיץ...

אקבע לעצמי ש:

מהתאריך... אקדיש בכל יום זמן לארגון הניירת, המסמכים, החשבונות והזבל שהצטברו במשרד.

בנוסף, אמיין את כל תיקיות המחשב ע"פ נושאים רלוונטיים כך שב - 20 לאוגוסט המשרד שלי יהיה מוכן לתחילת השנה!



2. משימה מדידה

מטרה מדידה עוזרת למדוד את ההתקדמות שלי בדרך, להעריך את מה שכבר עשיתי ואת מה שעוד נשאר לי לעשות.

אז מה כוללת העבודה של סידור המשרד?

3 קלסרים שצריך למיין ולארגן מחדש

2 מגירות בשולחן העבודה הדורשות מיון רציני (תיוק + גריסה)

יצירת 5 תיקיות נפרדות במחשב בנושאים...

מדף ספרים הדורש מיון ודילול (הורדה למחסן ותרומה)


3. משימה ברת השגה

עבודה על מטרה מובילה לסיפוק שמגביר את תחושת המוטיבציה, או לחילופין, לתסכול גדול אם לא נראית שום התקדמות ממשית.