ניהול זמן: 6 כללים להגדרת משימות ומניעת דחיינות
כמה פעמים אנחנו קובעים לעצמנו איזושהי מטרה, מגיעים להבנה של 'מה אני צריך לעשות' וקצת אח"כ ...יום, שבוע, חודש... -
אותה #משימה שהגדרנו לעצמנו בהתלהבות ובתשוקה מתמוססת ומתפוגגת אל המציאות היומיומית העמוסה?
ביננו אליה נפער פער שהולך וגדל ואליו נכנסים, בלי שהרגשנו, קצת פקפוק עצמי, כח רצון מדובלל, משמעת עצמית ירודה ומוטיבציה שהתכווצה.
זוגיות, ילדים, הורים מתבגרים, עבודה תובענית ומחויבויות קודמות.
הרבה מחויבויות קודמות.
הרי בסוף, כולנו בני אדם, והנטייה הטבעית שלנו היא להמעיט בערך של הסחות הדעת והתחרות הבלתי נגמרת על תשומת הלב שלנו.
אבל זה לא רק זה...
לפעמים אנחנו פשוט מציבים לעצמנו מטרות ומשימות גדולות ומורכבות מידי;
לא תמיד אנחנו לגמרי מבינים או מודעים לרמת המאמץ וההשקעה שהמשימה תדרוש מאתנו - אז אנחנו מתחילים לעבוד ואז עוצרים באמצע, או דוחים אותה עוד ועוד וממציאים תירוצים.... הרבה תירוצים...
אחת הסיבות הנפוצות לחוסר הצלחה בביצוע ובהשלמת משימות היא כתיבה לא נכונה שלהן.
למשל, אם המשימה שלי היא סוג של חלום, פנטזיה או שאיפה מרחיקת לכת, יכול להיות שהיא פשוט לא תצליח להתחבר למציאות חיים העכשווית שלי.
הניסיונות והמאמצים לבצע ולממש אותה אותה יגרמו לי לתחושות של תסכול וייאוש ופחות תחושות כמו נחת ואושר.
הידעת?
לאופן שבו אגדיר את המשימה שלי יש השלכות על ההצלחה (או הכישלון) שלי:
התת מודע והתודעה שלנו אינם יכולים להתייחס או לתת פתרונות ל'מה לא'
ולכן, במקום להחליט שהחל ממחר לא אתנהל יותר בבלגן במשרד שלי
כדאי לי להגדיר ש:
ממחר אתחיל להתנהל באופן מסודר ויעיל יותר.
אני אצליח להפוך את חדר העבודה למאורגן ונגיש יותר עבורי.
מעולה! אפשר להתחיל!
להתחיל?
מאיפה בדיוק
אווו - בדיוק זה!
ניהול זמן: 6 כללים להגדרת משימות ומניעת דחיינות
1. משימה קונקרטית
הגדרת מטרה קונקרטית ומדויקת היא קריטית לאנשים שחשוב להם להשיג מטרות ולא רק לקבוע אותן.
הגדרת מטרה שהיא 'בערך', 'בסגנון'..וכו' - תשדר למוח ולאנרגיה שלי שגם המאמץ והעבודה יהיו גם 'בערך', 'בסגנון' וכו'...וכך גם לגבי התוצאות!
אז במקום להחליט שהמשרד שלי יהיה מסודר עד סוף הקיץ...
אקבע לעצמי ש:
מהתאריך... אקדיש בכל יום זמן לארגון הניירת, המסמכים, החשבונות והזבל שהצטברו במשרד.
בנוסף, אמיין את כל תיקיות המחשב ע"פ נושאים רלוונטיים כך שב - 20 לאוגוסט המשרד שלי יהיה מוכן לתחילת השנה!
2. משימה מדידה
מטרה מדידה עוזרת למדוד את ההתקדמות שלי בדרך, להעריך את מה שכבר עשיתי ואת מה שעוד נשאר לי לעשות.
אז מה כוללת העבודה של סידור המשרד?
3 קלסרים שצריך למיין ולארגן מחדש
2 מגירות בשולחן העבודה הדורשות מיון רציני (תיוק + גריסה)
יצירת 5 תיקיות נפרדות במחשב בנושאים...
מדף ספרים הדורש מיון ודילול (הורדה למחסן ותרומה)
3. משימה ברת השגה
עבודה על מטרה מובילה לסיפוק שמגביר את תחושת המוטיבציה, או לחילופין, לתסכול גדול אם לא נראית שום התקדמות ממשית.
כמה המטרה שלי מציאותית?
האם ההתחייבות שקבעתי לעצמי ריאלית?
(האם באמת אוכל לסיים את כל המשימות עד ה 20 באוגוסט?)
4. משימה מתגמלת עבורי
אם המטרה שהגדרתי לא מספיק חשובה קיימת סבירות גבוהה שאנטוש אותה מהר ברגע שיגיע מכשול או שתצוץ בעיה קטנה בדרך.
לפני שאתחיל לסדר את המשרד שלי כדאי מאוד לשאול את עצמי:
האם באמת שווה לי לעבוד קשה בשביל משרד מסודר?
מה זה ייתן לי? (רגשי/פיזי)
כמה חשוב לי שהמשרד יהיה מסודר ומאורגן לתחילת שנה הבאה?
כמה אני מוכן/ה להשקיע? על מה אני מוכן/ה לוותר בשביל זה?
מה יקרה אם אחליט שלא להשקיע בעניין הזה?
איך תראה השנה שלי עם משרד מאורגן?
איך תראה השנה שלי אם המשרד שלי יישאר כמו שהוא עכשיו?
5. משימה תחומה בזמן סיום + תעדוף משימות קטנות
מה אני עושה היום?
מה בשבוע הבא?
ומהו התאריך הסופי לסיום כל העבודה?
תעדוף מונע הצפה פיזית ונפשית, מונע פיזור אנרגיה ועוזר לשמור על פוקוס וריכוז במטרה הגדולה.
כשאנו פועלים באופן ממוקד ומוגדר (ממה מתחילים ומה אח"כ) קל הרבה יותר לארגן את הזמן והמשאבים העומדים לרשותנו באופן המוצלח ביותר.
עבודה עם מסגרת זמנים מוקפדת עוזרת לשמור על קצב עבודה לאורך כל הדרך (ובמיוחד אם נתקלים במשימה שפחות נחמד לנו להתחיל, להמשיך או לסיים).
והכי חשוב: התכנית שקבעתי לעצמי חייבת להיות מותאמת לקצב החיים והעבודה שלי!
6. קביעת גבולות: זמן עבודה מינימלי ומקסימלי
רוב בני האדם יצרו לעצמם באיזשהו שלב בחיים רשימת מטרות ויעדים שהם רוצים להגיע ולממש (נגיד, בתחילת השנה או ביום הולדת עגול)
חלק קטן מהם יטרח גם לכתוב לעצמו מה בדיוק הוא צריך לעשות כדי להוציא את המטרות האלו לפועל
אבל רק בודדים גם ייקחו בחשבון כמה זמן ייקח להם לעבוד על כל אחד מהשלבים בדרך ליעד הנכסף.
אז כמה זמן ייקח לי לסדר את המשרד? מתי אני צריכה 'להתחיל לעבוד' כדי לסיים בזמן שקבעתי?
החלטתי שבכל יום אשקיע בסידור המשרד זמן עבודה הנע בין 10 דקות במינימום לשעה במקסימום.
למה טוב (וחשוב) להציב גבולות גזרה של זמן?
בימים ש'אין לי חשק' לסדר אשקיע את הזמן המינימלי רק כדי 'לצאת ידי חובה'
(ולמרות שאין לי כוח ואין לי חשק ויש לי דברים אחרים לעשות עדיין עשיתי גם משהו קטן למען המשרד שלי ולמען שרית של הראשון לספטמבר)
ובימים של אנרגיית שיא וחשק בשמיים (בעיקר בהתחלה) אשמור על עצמי לא להיסחף או להזניח תחומי החיים אחרים לא פחות חשובים.
קביעת זמן עבודה מינימלי ומקסימלי שומר עלי מדחיינות ומהיסחפות...
אז כן,
יש מטרות שאפשר להשיג ביום או בשבוע ויש כאלו שנדרשת עבורן השקעה ארוכה יותר;
ההבנה שיש דברים שלוקחים זמן והתוצאות לא תמיד יראו מיד (אך עדיין שוות את ההשקעה), יכולה לעזור לי לשפר מיומנויות וידע בכל תחומי החיים.
רוצה ללמוד עוד על #רשימת_משימות והתגברות על #דחיינות?
כדאי לך להקשיב להרצאה שלי: משימות, רשימות והחיים שלך
מה המשימה הבאה שלך?
רוצה שאתקשר אליך?
ניתן לבחור באתר יום ושעה לשיחה קצרה:
ב ה צ ל ח ה!