6 טעויות נפוצות בניהול זמן

זמן הוא המשאב היחידי אותו אנחנו לא יכולים לקנות אבל, לעתים קרובות, אנחנו מבזבזים אותו או משתמשים בו בצורה לא יעילה. התייחסות מודעת למשימות או פעולות שאנו עושים לאורך היום הוא השלב הראשון בדרך להתייעלות בזמנים וניהול משימות חכם יותר.

אחת הדרכים היעילות ביותר לשיפור הפרודוקטיביות היא זיהוי ותיקון טעויות בניהול הזמן שלך.

מחקרים מראים שניהול נכון של זמן עוזר להפחית באופן משמעותי את רמות המתח והלחץ לאורך היום

זאת בזכות העובדה שהוא מאפשר לנו להיות הרבה יותר פרודוקטיביים. ניהול זמן ומשימות נכון מאפשר לנו להשקיע גם בהתפתחות אישית; בתחביבים המסבים לנו הנאה ולא רק במטלות ובמשימות שהן בגדר 'חובה' ו'הכרח'.

רבים מאתנו יודעים שניתן לנהל זמן ומשימות יומיות ושבועיות באופן יעיל יותר, אבל לא תמיד מצליחים לזהות את הטעויות בתהליך ובטח שלא מודעים לכך שניתן לתקן אותן בקלות יחסית.

הנה 6 טעויות נפוצות ביותר בניהול זמן ומשימות שלנו:

טעות #1

לא לעבוד עם רשימת משימות

כמה פעמים ביום עוברת לך בראש המחשבה הזאת של: 'אוף, אני זוכר שיש איזה משהו שאני חייב להספיק לעשות היום, אבל מה'?

זה סימן שאת לא עובדת עם רשימת משימות, או שאולי, את עובדת איתה לא נכון.

רשימת משימות אפקטיבית בנויה על תעדוף נכון. דרך פשוטה לעשות זאת היא שיטת המטריקס של אייזנהאואר:

אם המשימות שלך כתובות באופן 'מעורפל' הן תפגענה באפקטיביות ובניהול הזמן שלך!

איך לא לכתוב?

'לסדר את המשרד' או 'לסיים עבודה להגשה' אלו משימות שכתובות בצורה כללית מידי ולא לגמרי ברור מה בדיוק אני צריכה לעשות כדי להשלים אותן. חוסר פירוט של פעולות קונקרטיות יגרמו לך להתמהמה בביצוע המשימה או להחמיץ פעולות הכרחיות בדרך להשלמתה. מומלץ לפרק משימות גדולות למשימות קטנות ומוגדרות. למשל:

סידור וארגון משרד:

3 קלסרים – מיון + ארגון מחדש

2 מגירות שולחן העבודה- (מיון+ תיוק + גריסה)

איחוד/יצירת 5 תיקיות חדשות במחשב בנושאים...

מיון ודילול מדף ספרים (הורדה למחסן + תרומה)

טעות #2

לא לקבוע לעצמך יעדים אישיים

איפה ארצה להיות בעוד חצי שנה מהיום? ובעוד שנה? ובעוד 10 שנים? לא יודע? זה הזמן לקבוע ולהגדיר לעצמך יעדים אישיים.

קביעת יעדים זו ה -דרך לניהול טוב יותר של זמן.