6 טעויות נפוצות בניהול זמן

זמן הוא המשאב היחידי אותו אנחנו לא יכולים לקנות אבל, לעתים קרובות, אנחנו מבזבזים אותו או משתמשים בו בצורה לא יעילה. התייחסות מודעת למשימות או פעולות שאנו עושים לאורך היום הוא השלב הראשון בדרך להתייעלות בזמנים וניהול משימות חכם יותר.

אחת הדרכים היעילות ביותר לשיפור הפרודוקטיביות היא זיהוי ותיקון טעויות בניהול הזמן שלך.

מחקרים מראים שניהול נכון של זמן עוזר להפחית באופן משמעותי את רמות המתח והלחץ לאורך היום

זאת בזכות העובדה שהוא מאפשר לנו להיות הרבה יותר פרודוקטיביים. ניהול זמן ומשימות נכון מאפשר לנו להשקיע גם בהתפתחות אישית; בתחביבים המסבים לנו הנאה ולא רק במטלות ובמשימות שהן בגדר 'חובה' ו'הכרח'.

רבים מאתנו יודעים שניתן לנהל זמן ומשימות יומיות ושבועיות באופן יעיל יותר, אבל לא תמיד מצליחים לזהות את הטעויות בתהליך ובטח שלא מודעים לכך שניתן לתקן אותן בקלות יחסית.

הנה 6 טעויות נפוצות ביותר בניהול זמן ומשימות שלנו:

טעות #1

לא לעבוד עם רשימת משימות

כמה פעמים ביום עוברת לך בראש המחשבה הזאת של: 'אוף, אני זוכר שיש איזה משהו שאני חייב להספיק לעשות היום, אבל מה'?

זה סימן שאת לא עובדת עם רשימת משימות, או שאולי, את עובדת איתה לא נכון.

רשימת משימות אפקטיבית בנויה על תעדוף נכון. דרך פשוטה לעשות זאת היא שיטת המטריקס של אייזנהאואר:

אם המשימות שלך כתובות באופן 'מעורפל' הן תפגענה באפקטיביות ובניהול הזמן שלך!

איך לא לכתוב?

'לסדר את המשרד' או 'לסיים עבודה להגשה' אלו משימות שכתובות בצורה כללית מידי ולא לגמרי ברור מה בדיוק אני צריכה לעשות כדי להשלים אותן. חוסר פירוט של פעולות קונקרטיות יגרמו לך להתמהמה בביצוע המשימה או להחמיץ פעולות הכרחיות בדרך להשלמתה. מומלץ לפרק משימות גדולות למשימות קטנות ומוגדרות. למשל:

סידור וארגון משרד:

3 קלסרים – מיון + ארגון מחדש

2 מגירות שולחן העבודה- (מיון+ תיוק + גריסה)

איחוד/יצירת 5 תיקיות חדשות במחשב בנושאים...

מיון ודילול מדף ספרים (הורדה למחסן + תרומה)

טעות #2

לא לקבוע לעצמך יעדים אישיים

איפה ארצה להיות בעוד חצי שנה מהיום? ובעוד שנה? ובעוד 10 שנים? לא יודע? זה הזמן לקבוע ולהגדיר לעצמך יעדים אישיים.

קביעת יעדים זו ה -דרך לניהול טוב יותר של זמן.

יעדים נותנים לך כיוון ועוזרים לך לקבוע במה שווה להשקיע את הזמן שלך ואילו פעולות הן לא יותר מ'הסחות דעת'.

איך מתחילים? כדאי מכאן

טעות #3

דחיינות

מעדיפה לדחות משימות שצריך לעשות עכשיו לאח"כ?

דחיינות גורמת לך להרגיש אשמה ש'עדיין לא התחלת'. וכשתתחילי כבר לעבוד – זה לרוב יהיה ברגע האחרון (ובלחץ), העבודה עצמה תיעשה באופן מרושל יותר במקרה אחד או שלא תהיה מוכנה בזמן הנדרש במקרה אחר.

אחת האסטרטגיות המוצלחות יותר להביס את הדחיינות היא פשוט להקציב למשימה 'בעייתית' רק 10 דק. לעתים דחיינים מרגישים שהם חייבים להשלים משימה מתחילתה ועד סופה בפעם אחת. הציפייה הגבוהה הזו מעצמם גורמת להם להרגיש מוצפים ולחוצים וכתוצאה מכך הם נמנעים מביצועה עד כמה שניתן. הקצבת 10 דקות לעבודה בכל פעם עוזרת להתגבר על ההלם והרתיעה ומעודדת אותנו להתחיל לעבוד עם יותר ביטחון.

על שיטת פומדרו לדחיין המצוי כבר שמעת?

טעות #4

עבודה על מספר משימות במקביל (מולטי-טסקינג)

כדי להתגבר על העומס דפנה עונה באופן קבוע למיילים בזמן שהיא משוחחת עם לקוחות בטלפון. התוצאה מהעבודה של דפנה: שתי המשימות שלה דורשות ממנה יותר זמן השקעה בפועל ואיכות עבודתה טובה פחות.

יש לה המון טעויות במיילים וגם הלקוחות שעובדים איתה מתוסכלים (ועצבניים) מחוסר הריכוז שלה בשיחה.

ההמלצה: התמקדות רק במשימה אחת בכל פעם נותנת לנו הספק מהיר יותר ואיכות עבודה גבוהה יותר.

מחקרים מראים שלוקח לנו בין 20%-40% יותר זמן לסיים רשימת משימות כאשר אנו עובדים על מספר משימות במקביל מאשר אם היינו מבצעים את אותן משימות ברצף (כלומר, אחת אחרי השנייה).

עוד על שקר המולטי-טסקינג אפשר לקרוא כאן

טעות #5

שיבוץ לא נכון של משימות לאורך היום

תרנגול או ינשוף?

את טיפוס של בוקר?

או אולי אחת כזה שמקבלת בוסט של אנרגיה רק אחרי ארוחת הערב?

לכל אחד מאתנו קצב עבודה שונה וזמן אחר ביום בו נרגיש 'בשיא שלנו'.

ניצול זמן נכון הוא תזמון עבודה בעלת ערך גבוה לשעות בהן אתה בשיא האנרגיה שלך (סיעור מוחות, עבודה הדורשת יצירתיות, ריכוז וכו') ועבודה קלה/בעלת ערך נמוך לשעות בהן האנרגיה שלך היא יותר נמוכה (בדיקת מיילים/החזרת טלפונים וכו').

עוד על כרונוביולוגיה והקשר לניהול אנרגיה אפשר לקרוא כאן

טעות #6

קושי בתעדוף והתגברות על הסחות דעת

קולגה נכנס למשרד וזקוק לעזרה מידית ודחופה בדיוק כשאתה באמצע סיעור מוחות לפרויקט החדש שקיבלת...אם תתפנה לעזור לקולגה - יש סבירות גבוהה שתאבד את המומנטום, וכל העבודה שהשקעת תרד לטמיון.

אנשים המתקשים להתמודד עם הסחות דעת (מסוגים שונים) מפסידים בממוצע כשעתיים ביום.

הסחות דעת מגיעות ממוקדים שונים ומונעים מאיתנו שטף פעולה, פוגעים בריכוז שלנו וביכולת העבודה.

על הצבת גבולות במרחב העבודה ובחיים האישיים אפשר לקרוא כאן

ומה עם האצלת סמכויות?

תהליך עבודה איכותי הוא תהליך בו אנו נוכחים 100% וברצף. מי שרוצה לנהל את הזמן שלו ביעילות - חייב לדעת לתעדף נכון, להבדיל בין דחוף וחשוב ולהבין איזו משימה ניתן להאציל ואיזו משימה הוא חייב לעשות בעצמו.

איך נראית הצנצנת שלך?