כלים לניהול זמן: תיבת דואר ריקה

טיפים והצעות לעבודה יעילה ומאורגנת יותר עם תיבת הדואר שלך

תיבת הדואר - שתוכנה לא מצטבר על השולחן, ולכן קל יותר להתעלם ממנה - דומה יותר לפח אשפה מאשר למגש מסמכים על שולחן העבודה.

כשתיבת הדואר עמוסה ולא מסודרת היא תהיו זו שתקבע את סדר היום שלנו. אנחנו יכולים למצוא את עצמנו בקלות עוברים ממייל אחד לשני עד לסוף היום שבסופו נגלה - לא הספקנו לעבוד על מה שבאמת היינו צריכים.

בעיות נפוצות עם תיבה עמוסה ומבולגנת:

1. קיבלתי מייל הדורש התערבות ועבודה שתארך לפחות שעה. מכיוון שאני 'בדיוק באמצע' של משימה אחרת אני דוחה את העבודה החדשה שקיבלתי להמשך היום. איך אתזכר את עצמי לחזור למשימה שקיבלתי?

2. שלחתי מייל שאלה/בקשת מידע לגבי נושא מסוים שאני עובד עליו - איך אדע לעקוב אחר התשובה במידה ולא קיבלתי מענה מיידי?

3. קיבלתי מייל ארוך עם הסבר מפורט על תכנית חדשה/כלי חדש שנכנס למערכת העבודה שלי. הוא אינו דורש מענה רק קריאה והתעדכנות. איך ומתי אזכור לעבור עליו?

אם אף פעם לא השקעת זמן בסידור וארגון תיבת הדואר האלקטרוני שלך, קיימת סבירות גבוהה שהיא מאוד לא מאורגנת. השלב הראשון בדרך לתיבת דואר מדוגמת דורש השקעה וזמן - עבודה שתשתלם בהמשך.

השלב הראשון: מחיקת כל הפריטים הלא רלוונטים:

כל המיילים שלא אצטרך להתייחס אליהם לעולם - דואר זבל, מבצעים שפג תוקפם, ניוזלטר שהפסקתי לקרוא כבר לפני שנתיים...פשוט למחוק!

הגעתי למייל שלא ברור לי אם אפשר למחוק לצמיתית או אולי כדאי להשאיר להמשך? בינתיים הוא יישאר, ואחליט לגביו בשלב הבא.

השלב השני: חלוקה ומיון

יצירת תגיות/תיקיות לנושאים שונים תעזור לי לתחום נושאים ושלבי עבודה.

סוגי תיוג מומלצים:

תיקיית: אפשר לענות עד לתאריך XX/YY - נדרשת פעולה בטווח רחוק

כך יישאר לי מספיק זמן לחשוב ולעבוד על מה שנדרש ממני (להשיג חומרים/לעבד מידע וכו')

תיקיית: חשוב - לעבודה מיידית - נדרשת פעולה בטווח מיידי

מיילים הדורשים עבודה שלי לפני שאוכל להשיב עליהם

תיקיית: בהמתנה

כשאני מחכה לתשובה/עבודה מאדם נוסף לפני שאוכל לענות חזרה

תיקיית: לקריאה עתידית

מיילים שימושיים/סרטונים שארצה לצפות בהם בהמשך. דחיפות נמוכה

תיקיית: לידיעה - למעקב

מיילים שנשלחו אלי כעותק ויכול להיות שהמידע שנמצא שם יהיה שימושי עבורי בעתיד

ארכיון: משימות שהושלמו

תיקיית: אסמכתאות

אישורים/סיכומים בכתב