לנהל זמן נכון - כלים וטיפים ליישום מיידי

העצות והטיפים הבאים יעזרו לך לצאת מהבלגן במשרד או בבית (או גם וגם) ולהיכנס למסלול בריא ויעיל יותר בהתנהלות היומית שלך.

לשמור על הריכוז, לבצע משימות ביעילות וברמה גבוהה ולא פחות חשוב - להשאיר זמן פנוי לתחביבים ושאר הנאות החיים.

איך עושים את זה?


טיפ מס' 1

ניהול זמן מודע

איפה במהלך היום הזמן שלך הולך לאיבוד?

לעיתים קרובות קיים פער גדול בין תחושת הזמן הסובייקטיבית שלנו לבין המציאות. השלב הראשון בניהול זמן נכון הוא לדעת איפה בדיוק הזמן שלך מתבזבז?

אחת הדרכים לבחון זאת היא דרך אפליקציות לניהול זמן כמו Trello או teuxdeux

ולמי שמעדיף, יש גם את הדרך המסורתית: כל מה שצריך זה דף נייר ועט בעזרתם עוקבים (במשך תקופה קצרה) באופן יומיומי אחר המשימות המבוצעות במהלך היום. בשיטה זו אפשר לעקוב גם אחרי רמת האנרגיה שלך בזמן המשימה ולדרג את החשיבות והנחיצות שלה.

להורדת מסמך מעקב משימות

מעקב אחר משימות יעזור לך לזהות משימות שאינן 'משימות ליבה', משימות שלא מקדמות את המטרות שלך. בעזרת המעקב אפשר להבין האם אני מבצע את המשימות השונות שלי בזמן הנכון; האם אני יודע לנהל את האנרגיה שלי לאורך היום? אחרי מספר ימים התיעוד יחשוף היכן צריך להשקיע יותר - ואיפה פחות.


טיפ מס' 2

הגבלת זמן למשימות

זה הזמן לבחון את זמן ההשקעה שלך במשימות השונות (עם אפליקציה דרך דף העבודה) -

אילו משימות לקחו לך יותר זמן ממה שהערכת בפועל?

משימות שעלולות לגרום לך 'לגלוש בזמנים' מומלץ לתחום מראש זמן עבודה מוגדר. תחימה תעזור לך לייעל את העבודה וגם תעודד אותך לעבוד באופן ממוקד יותר.


טיפ מס' 3

היום בעוד שבוע

אני ממליצה לך להיכנס למשרד ביום ראשון הקרוב עם תכנית שבועית מסודרת וכתובה. מבטיחה לך שינוי מיידי בהתנהלות ובמוטיבציה שלך.

מחקרים מראים שרמות האנרגיה והיצירתיות שלנו משתנות לאורך היום (והשבוע) ולכן מומלץ לקבוע משימות פשוטות ואוטומטיות לימים ולשעות שאנחנו עם אנרגיה נמוכה (ראשון בבוקר לדוגמא, או אחרי ארוחת צהריים) ומשימות הדורשות אנרגיה, ריכוז ויצירתיות לשעות בהן אנחנו יותר מרוכזים ובעלי אנרגיה גבוהה. (ניתן להעזר במסמך מעקב משימות כדי להבין מתי האנרגיה שלך גבוהה ומתי היא נמוכה)

על כרונוביולוגיה והקשור לניהול אנרגיה אפשר לקרוא כאן


טיפ מס' 4

היום זה היום - תכנית יומית



השקיעו את החצי שעה הראשונה של היום ליצירת רשימת משימות יומית.

טריק פסיכולוגי לבוסט רציני למוטיבציה: ניסוח המשימות ברשימה כאילו כבר הושלמו.

לדוגמא

במקום לכתוב: להגיש את הדוח הסופי למנהל הפרויקט עד סוף היום נכתוב - הוגש היום הדוח הסופי למנהל הפרויקט


למדריך 'משימות, רשימות והחיים שלך'





טיפ מס' 5

בלי מולטי בבקשה



מיתוס יעילות המולטי-טסקינג כבר הופרך ממזמן. למעשה, ההפך הוא הנכון: עבודה במקביל על מספר משימות עושה רק נזק לאפקטיביות שלנו: מחקרים מראים שלוקח לנו בין 20% ל 40% יותר זמן לסיים משימה כאשר אנחנו עובדים על עוד דברים במקביל. עוד על שקר המולטי-טסקינג אפשר לקרוא כאן