ניהול זמן ומשימות: 3 פתרונות מעשיים לדחיינים כרוניים
"אני לא דחיין, אני פשוט ממש יעיל במשימות לא חשובות"
20% מהאנשים מגדירים את עצמם כדחיינים כרוניים. עבורם, דחיינות היא דרך חיים המשפיעה על כל תחום בו הם עוסקים;
הם לא משלמים חשבונות בזמן, מפספסים הזדמנויות לרכישות שונות, מגישים עבודות באיחור ומחכים עם הקניות לחג לרגע האחרון.
דחיינים נוטים להיות אופטימיים יותר בכל מה שקשור לאומדן הזמן וליכולות שלהם. הם נוטים להגיד לעצמם משפטים כמו:
'נראה לי עדיף לחכות עם העבודה הזאת למחר' או 'אני עובד/ת טוב יותר תחת לחץ'
אבל למעשה, ממש לא כדאי להם לדחות את העבודה למחר והם ממש לא עובדים טוב יותר תחת לחץ.
דחיינים נוטים לחפש באופן פעיל הסחות דעת, במיוחד כאלו שאינן דורשות מהם מחויבות כלשהי. למשל: לבדוק דואר חדש במייל. בדיקת תיבת הדואר היא משימה מושלמת לדחיינים שמצליחים להסיח את דעתם ובאופן זה מווסתים רגשות כמו קושי להתמודד עם המשימה עצמה, פחד מכישלון ואפילו, פחד מהצלחה.
הימנעות מעבודה 'לא מהנה' ע"י הפניית האנרגיה למשימה אחרת כמו למשל ארגון או ניקיון מסייעת לדחיינים להימנע מרגשות אשם של 'חוסר יעילות'. באופן זה הם מונעים מעצמם תחושות שליליות אבל מעלים את הסיכוי לכך שיחזרו על ההתנהגות הזו שוב גם מחר.
יש גם לא מעט דחיינים שממש מודאגים ממה אחרים יחשבו עליהם?
הם מעדיפים שיגידו שהם 'לא אוהבים להתאמץ' או 'לא מאורגנים' מאשר שיגידו שהם לא חכמים או מוכשרים מספיק לבצע את המשימה שקיבלו.
מחקרים אחרונים בתחום הדחיינות וקידום משימות מראים קשר בין דחיינות ועייפות רגשית/מנטלית. אם נדרשות ממך קבלת החלטות מרובות לאורך היום תתגלה עם הזמן הנטייה לדחות משימות קטנות וחסרות משמעות כביכול.
דחיינות בקבלת החלטות יכולה להיקשר גם לפחד מכישלון או דימוי עצמי נמוך: אי קבלת ההחלטה פוטרת מאחריות ומתוצאות שיתקבלו בעקבותיה.
.
על הנזק הבריאותי של דחיינות בכלל ודחיינות שינה בפרט כבר כתבתי בבלוג בעבר. אבל להתנהגות דחיינית יש גם מחיר חברתי: היא גורמת לאחרים לעשות את העבודה שלך במקומך. התנהגות כזו יכולה להרוס בקלות עבודת צוות במקום העבודה ואפילו מערכות יחסים.
ניהול זמן ומשימות: 3 פתרונות מעשיים לדחיינים כרוניים
לעיתים קרובות ישנו יותר מגורם אחד לכך שאנו בוחרים לדחות משימה מסוימת. יכול להיות שמדובר בשילוב של מספר הרגלים בעיתיים שסיגלנו לעצמנו לאורך השנים.
בכל מה שנוגע לדחיינות הדרך הטובה ביותר להתמודד אתה היא לזהות את הסיבה להופעתה ולהתאים לה אסטרטגיה לנטרול והתגברות.
1. אני נוטה לדחות משימות בעיקר כשהן גדולות או מורכבות במיוחד
ההמלצה הגורפת היא לפרק כל משימה גדולה ומורכבת למספר משימות קטנות, קלות וברות השגה. התקדמות בצעדים קטנים לטובת משימה/מטרה גדולה נותנת לנו 'מרווח נשימה' במהלך העבודה, עוזרת לנו לשמור על המיקוד ולא 'להתפזר' והכי חשוב - מאפשרת לנו לראות את ההתקדמות שלנו לאורך הזמן (ולתגמל את עצמנו בהתאם).
הגיע הזמן לסדר את המשרד?
נפרק את המשימה הענקית והמעורפלת הזו למשימות קטנות, פשוטות והכי חשוב - קונקרטיות:
קלסרים שצריך למיין ולסדר
מגירות שולחן
גריסה ותיוק
תיקיות מחשב
מדף ספרים
לכל תת משימה שמרכיבה את המשימה הגדולה סידור משרד יוקצה זמן עבודה משלה (יום ושעה מעוגנים בלו"ז) והבטחה אמיתית לתגמול לכשתושלם.
עוד דרך מצוינת לפרק ו'לפשט' משימה מורכבת או לא פופולרית היא להניח שאני מעבירה אותה למישהו אחר שיבצע אותה במקומי.
אני אכתוב הוראות מפורטות ומדויקות כך שהאדם שיקבל את המשימה יוכל להבין מה נדרש ממנו לעשות כדי להשלים אותה בהצלחה.
3 סיבות למה השיטה הזו עובדת ממש טוב:
1. ברגע שאצליח להסביר מה בדיוק צריך לעשות בכל שלב זה יגרום לי להבין שבעצם העשייה הזו אפשרית לגמרי גם עבורי.
2. יכול להיות שהציפיות שלי מעצמי גבוהות מידי. סבירות גבוהה שכשאכתוב את ההוראות למשהו אחר אפשט את ההוראות בצורה כזו או אחרת.
הוראות קלות ופשוטות לביצוע מפחיתות באופן ניכר את הדחייה וההתנגדות מהמשימה עצמה.
3. מסתבר שתכנון וכתיבת שלבי העבודה לפרטי פרטים הוא החלק הקשה ביותר בעבודה. הכתיבה והתכנון דורשים ממני מאמץ מחשבתי והתעמקות.
אחרי שאסיים עם החלק הזה המשימה עצמה תיראה לי הרבה פחות מאיימת והרבה יותר ברת השגה. אז אולי בכל זאת אוכל לעשות אותה בעצמי?
2. אני נוטה לדחות משימות שמשעממות אותי
כל משימה אפשר להפוך למהנה ומאתגרת. כל מה שצריך זאת גישה חיובית וקצת יצירתיות. תרגילים לחיזוק היצירתיות ורעיונות יצירתיים לפתירת בעיות אפשר למצוא כאן וגם כאן
משימה משעממת, כזו שמחכה המון זמן ברשימה ובנוסף לכל זה גם לא נמצאת בראש סדר העדיפויות? אפשר פשוט להחליט לא לעשות אותה!
זה יכול להיות קשה להחליט לוותר על משימה שיש בה ערך מסוים אבל אם מדובר במשימה שאיננה דחופה או חשובה ההחלטה פשוט לוותר עליה יכולה להיות מאוד מעצימה וממלאת באנרגיה לעבודה על שאר המשימות ברשימה שלי.
3. אני נוטה לדחות משימות כשאני מרגיש/ה מוצף/ת
איך מתעדפים משימות כשהכל חשוב?לפעמים, קיים פער בן הזמן שאנו מקדישים לנושא מסוים לעומת החשיבות שלו בעיננו.
לא פעם מטלות 'פחות חשובות' מצליחות לגזול את הזמן שלנו בלי שנרגיש; לפעמים אנחנו נסחפים עם נסיבות המציאות או נגררים אחרי אנשים שמאלצים אותנו לשנות את ה'תכנית המקורית' שלנו; אף אחד לא יכול להספיק לעשות ה-כ-ל. תמיד יהיה משהו שנצטרך לוותר עליו. העבודה שלי עם עצמי היא קודם כל להבין מה באמת הכרחי להספיק לעשות היום (ולמה), ועם איזו פעילות אפשר לחכות קצת (או הרבה) עד שיתפנה לי מקום בלו"ז.
ההבנה וההכרה הזו חשובה מאוד לבריאות הנפשית והפיזית שלי.
תעדוף משימות היא אחת הדרכים היעילות להימנע מדחיינות.
בהצלחה
שרית קלדרון גורקוב - מאמנת אישית (MA, MCI)
איך אפשר ליצור איתי קשר?
פנייה דרך האתר
אני גם יכולה להתקשר אליך
ניתן לקבוע כאן יום ושעה לשיחה קצרה איתי
וכאן יש עוד תוכן חינמי לגמריי:
מקורות:
1. Why We Procrastinate, Hara Estroff Marano, Psychology Today
2. 7 Strategies For Conquering Procrastination And Avoidance, ALICE BOYES, fastcompany
3. 12 Ways to Beat Procrastination, Susan Krauss Whitbourne, Psychology Today